Een software-audit is een manier om ervoor te zorgen dat u de regels en richtlijnen volgt die zijn vastgelegd in uw overeenkomst met Microsoft, zoals de Enterprise Agreement of een volumelicentieprogramma. Audits worden gebruikt als een standaard operationeel proces van Microsoft om hun intellectuele eigendomsrechten te handhaven en indien nodig naleving te valideren.
Hoe werkt een audit?
Het begint met een e-mail of brief die uw bedrijf ontvangt. Daarna volgt een verzoek tot een afspraak met Microsoft en de auditor. Daarna is de auditor verantwoordelijk voor het proces. De auditor zal de licenties in kaart brengen en dit rapporteren aan Microsoft. Vervolgens neemt Microsoft opnieuw contact op en gaat over tot afsluiting van de audit.
Wat zijn de kosten van een Microsoft audit?
Bij gebruik zonder licentie van vijf procent of meer van de gekochte licentiewaarde moet een klant de verkoopprijs betalen voor alle producten zonder licentie plus de kosten van de audit. Als uw organisatie apparaat-CAL’s koopt en er niet in slaagt om een licentie te verlenen voor persoonlijke apparaten die toegang hebben tot bedrijfsmiddelen, bedraagt de boete twee tot vier keer de prijs van de CAL voor elke overtreding. Er kunnen meerdere schendingen op elk apparaat zijn. Vermenigvuldig dat met het aantal potentiële gebruikers en apparaten en het is gemakkelijk te begrijpen waarom u op moet letten!
Wat zijn de risico’s?
Uw bedrijf loopt enkel risico indien het licentiebeheer niet op orde is. Mocht dit niet het geval zijn en heeft uw bedrijf het licentiebeheer niet goed geregeld, dan zijn dit mogelijke risico’s
- Niet-gebudgetteerde licenties die u moet kopen als u niet aan de eisen voldoet,
- Auditboetes,
- Accountantskosten als u voor een bepaald percentage niet-compliant bent,
- Tijdsinvestering om de audit uit te voeren, te onderhandelen en te herstellen,
- Mogelijke verstoring van uw reguliere bedrijfsvoering,
- Een beschadigde relatie met Microsoft – dit werkt twee kanten op,
- Negatieve PR,
- Juridische stappen
Welke zaken moeten altijd beschikbaar zijn?
Of uw bedrijf nu daadwerkelijk een audit krijgt of niet, de volgende informatie dient ten alle tijde beschikbaar te zijn bij het gebruik van tweedehands softwarelicenties.
- Realtime gegevens van alle apparaten (desktops, laptops, tablets en telefoons) en servers van eindgebruikers.
- Infrastructuur- en omgevingstypes in alle datacenters, inclusief uitbesteed en gehost.
Zorg er ten alle tijde voor dat uw bedrijf voorbereid is op een eventuele audit. Heeft u vragen over een Microsoft audit? Neem voor meer informatie contact op met de licentiespecialisten van Vidasoft.
